6 tips om het kandidatenproces te versnellen
Als recruitmentbureau weet je dat het kandidatenproces, van sollicitatie tot contract, heel wat tijd en handmatig werk vergt. Er wordt heen en weer gebeld en gemaild tussen de recruiter en de kandidaat om alles te regelen. Hoe zorg je dat het instroomproces van nieuwe kandidaten sneller en efficiënter verloopt? Zes voorbeelden uit de praktijk.
1. Microconversie van registratie en jobbeurs
Registratieformulieren zijn een handig instrument om op een evenement, zoals een jobbeurs of een afterwork, in korte tijd veel nieuw talent te converteren. Het is raadzaam om je registratieformulier te koppelen aan je ATS, zodat kandidaten meteen in het ATS komen en je handmatig invoerwerk voorkomt.
2. Vul het profiel automatisch aan
Met deze tip los je meteen twee problemen op: het aanvullen van ontbrekende informatie over de kandidaat en het elimineren van niet-geschikte sollicitanten. Verstuur na sollicitatie meteen een automatische e-mail met een link naar een formulier met gerichte vragen om het profiel van de kandidaat volledig te maken.
3. Voorkeuren vastleggen
Verzamel informatie over de voorkeuren van de kandidaat, zoals maximale reisafstand en beschikbaarheid voor verschillende shifts, via een automatische e-mail meteen na sollicitatie. Dit helpt om de juiste match te maken en voorkomt onnodige communicatie over niet-passende vacatures.
4. Efficiënt documenten opvragen
Bij veel bureaus vraagt de recruiter per mail of tijdens het sollicitatiegesprek naar documenten zoals diploma's, ID of certificaten, en plaatst hij ze daarna handmatig in het ATS. Dat is niet GDPR-conform en geeft veel administratief werk.
Recruitmentbureau Synergie pakt het anders aan: het bureau verstuurt automatisch een e-mail naar de kandidaat met de vraag om ontbrekende documenten via een link te uploaden — desnoods met de camera van de telefoon.
"Het mooie is dat de kandidaat alleen maar de camera op zijn telefoon hoeft te openen en de documenten hoeft te scannen. Deze gegevens worden direct aan het juiste profiel gekoppeld en de recruiter ontvangt een notificatie." — Didier De Winne, Synergie
5. Beschikbaarheid opvragen
Het Groningse interimbureau Immens heeft door deze aanpak een correcte en actuele beschikbaarheidsdatum van 96% van de kandidaten in het ATS — met een simpele aanpak: automatisch een bericht naar de uitzendkracht met de boodschap "We hebben deze datum staan als jouw beschikbaarheidsdatum. Klopt die niet meer? Klik hier om het te updaten."
6. Inplannen sollicitatiegesprek
Bied kandidaten de mogelijkheid om zelf hun gesprek in te plannen via een link naar een online agenda-systeem, bijvoorbeeld automatisch verstuurd nadat de kandidaat een assessment heeft ingevuld of een document heeft geüpload.
